Cartórios extrajudiciais de todo o país deverão instituir padrões mínimos de tecnologia da informação e comunicação aplicáveis aos serviços notariais e de registro. As orientações para as mudanças foram definidas no Provimento 213, publicado pela Corregedoria Nacional de Justiça. O novo instrumento normativo atualiza o Provimento 74/2018 e ampliam os modelos de segurança e governança com regras que ajustam prazos, controles e requisitos técnicos ao porte de cada serventia.

A medida gera impacto nas serventias extrajudiciais que somam mais de 12 mil cartórios de diferentes atribuições, entre as quais Registro Civil de Pessoas Naturais, Registro Civil de Pessoas Jurídicas, Registro de Imóveis, Protestos, Notas e Registro de Contratos Marítimos.

Até 2018, os cartórios brasileiros possuíam estruturas de tecnologia totalmente distintas entre si, sem qualquer padronização. O Provimento 74/2018 marcou o primeiro esforço nacional para unificar requisitos mínimos, iniciando um processo de modernização.

O corregedor Nacional de Justiça, ministro Mauro Campbell, afirma o novo provimento parte da ideia de que as exigências básicas já foram adotadas e consolidadas por grande parte dos serviços notariais e de registro. “Nesse cenário, a nova norma não inicia um processo de informatização do zero, nem exige reconstrução completa da estrutura. Ao contrário, considera que um patamar mínimo já foi alcançado e busca elevá-lo, tornando os controles mais detalhados, organizados e aprimorados em relação ao que já é exigido desde 2018”, explicou.

O Provimento 213 estabelece princípios, conceitos técnicos e responsabilidades como o RPO (Recovery Point Objective) – o limite máximo de perda de dados aceitável após um incidente – e RTO (Recovery Time Objective) – o tempo máximo para restabelecer o serviço. Além disso, define critérios como dependência estrutural, reversibilidade e modelos de solução (própria, contratada, compartilhada ou coletiva).

Proporcionalidade

Os 12 mil cartórios do país se dividem em três classes, conforme a faixas de faturamento: acima de 500 mil reais, entre 100 e 500 mil e abaixo de 100 mil reais. Essa definição se dá a partir da arrecadação bruta semestral, utilizada como parâmetro de proporcionalidade regulatória para estabelecer prazos diferenciados, requisitos técnicos graduados e níveis mínimos de controle adequados à capacidade operacional de cada unidade. Isso porque a diferença de realidades dessas serventias fez com que a implementação das normas evoluísse de formas distintas ao longo do tempo.

“Quanto maior a arrecadação e o volume de dados tratados, maior o rigor exigido. Às unidades de menor porte assegura-se transição compatível com sua realidade operacional, sem renúncia aos padrões mínimos de proteção”, esclareceu o ministro Campbell.

As novas regras estabelecem a necessidade de governança do sistema tecnológico das serventias, com a manutenção de documentação completa e atualizada sobre todo o parque tecnológico, indicando os equipamentos disponíveis, os efeitos que produzem e a forma como atendem às normas aplicáveis.

Pelo provimento, quando um equipamento específico não estiver presente, a serventia deve demonstrar que dispõe de solução equivalente capaz de gerar o mesmo resultado. O foco institucional passa a privilegiar a gestão e a conformidade do ambiente tecnológico, em vez de se limitar ao inventário físico de equipamentos.

Etapas

O novo ato normativo prevê a implementação das normas em cinco etapas com prazos diferenciados para cada uma. As etapas 1 e 2 correspondem ao processo inicial de padronização das serventias, que têm a finalidade identificar o nível mínimo de atendimento atualmente observado e o percentual de serventias que já cumpre cada requisito. Os prazos totais variam entre 90 dias e 36 meses, considerando a classe de cada serventia.

As etapas 3, 4 e 5 preveem as ações que deverão transformar, de forma efetiva, as serventias. O objetivo é promover mudanças estruturais na cultura organizacional no modelo de governança e no ambiente tecnológico. É nessas etapas que ocorrem a adoção de novos equipamentos, inclusão de sistemas e soluções digitais e a implementação de práticas padronizadas e sustentáveis que elevem o nível de conformidade e maturidade operacional.

Por meio da adoção de práticas como criptografia, registros imutáveis, gestão estruturada de vulnerabilidades, Planos Formais de Continuidade (PCN) e Plano de Recuperação de Desastres (PRD), é possível fortalecer a governança e a capacidade de resposta a incidentes. Com isso, o ato normativo reforça a integração entre tecnologia, resiliência institucional e a responsabilidade decorrente da fé pública.

Contribuição

O texto final foi elaborado com a contribuição técnica dos Tribunais de Justiça, de entidades representativas e dos Operadores Nacionais dos Registros Públicos, como o Órgão Nacional de Supervisão das Serventias Extrajudiciais de Registro de Pessoas Naturais (ONSERP), o Operador Nacional do Registro de Imóveis (ONR), o Operador Nacional do Registro Civil de Pessoas Naturais (ON‑RCPN) e o Operador Nacional do Registro de Títulos e Documentos e das Pessoas Jurídicas (ONRTDPJ).

Fonte: CNJ