Obrigatoriedade de novos campos em documentos fiscais, vigente desde agosto, exige revisão de sistemas, processos e controles das serventias durante a fase de transição

A Reforma Tributária já deixou de ser uma mudança projetada para o futuro e começou a exigir adaptações práticas dos contribuintes. Desde 3 de agosto, os documentos fiscais eletrônicos abrangidos pela primeira etapa do cronograma passaram a exigir o destaque dos campos relativos à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS). A medida faz parte da fase de testes prevista para 2026 e coloca também as serventias extrajudiciais diante da necessidade de revisar procedimentos, sistemas e controles fiscais.

Regulamentada pela Lei Complementar nº 214/2025, a Reforma Tributária estabelece a substituição gradual de tributos sobre o consumo pelo novo modelo. O IBS substituirá progressivamente o ICMS e o ISS, enquanto a CBS substituirá contribuições como PIS e COFINS. A transição será realizada ao longo dos próximos anos, com a implementação integral do novo sistema prevista para 2033.

Para os cartórios, a mudança exige atenção porque a adaptação tributária não se limita ao cálculo dos novos tributos. A entrada em funcionamento do novo modelo envolve alterações na emissão de documentos fiscais, no tratamento das informações, nos sistemas utilizados pelas serventias e na integração entre as áreas responsáveis pelas rotinas contábeis e fiscais.

“O ponto de atenção para as serventias neste momento é que a Reforma Tributária já está chegando à operação. Mesmo durante a fase de testes, os cartórios precisam avaliar se seus sistemas estão preparados, como as informações serão registradas e de que forma os novos procedimentos serão incorporados à rotina. A adaptação não deve ser tratada apenas como uma questão tributária, mas também como uma mudança de processo e de gestão”, afirma José Silvestrin, diretor da Silvestrin.

Em 2026, CBS e IBS estão sendo utilizados em caráter de teste, com alíquotas de 0,9% e 0,1%, respectivamente. O cumprimento das obrigações acessórias previstas para o período é determinante para a dispensa do recolhimento dos novos tributos durante o ano teste.

Esse cenário torna a organização das informações um dos principais desafios para as serventias. Antes de cada etapa da transição, será necessário acompanhar as regulamentações, atualizar sistemas e procedimentos e garantir que as equipes responsáveis pela escrituração e pelo cumprimento das obrigações fiscais estejam preparadas para as novas exigências.

Outro ponto relevante é o impacto sobre os serviços notariais e registrais. A LC 214/2025 incluiu os serviços prestados por tabeliães, registradores e notários no novo sistema de tributação sobre o consumo, o que demanda atenção específica das serventias quanto ao tratamento tributário de suas operações e aos mecanismos de apuração dos novos tributos.

“O maior risco nesse processo é deixar a adequação para o momento em que cada nova obrigação passar a ser exigida. A transição será gradual, mas os ajustes precisam começar antes, porque envolvem tecnologia, procedimentos internos, capacitação e integração com a contabilidade. Quanto mais estruturada estiver a serventia, menor tende a ser o impacto operacional das próximas etapas da Reforma”, destaca o diretor.

A recomendação, portanto, é que os cartórios aproveitem o período de transição para realizar um diagnóstico das atuais rotinas fiscais e contábeis, identificar pontos que precisarão ser modificados e estabelecer um cronograma de adequação. Entre as medidas estão a avaliação dos sistemas de emissão e gestão fiscal, a revisão dos processos internos, o acompanhamento das regulamentações e a capacitação das equipes.

Com novas etapas previstas para os próximos anos, a adaptação tende a ser contínua. Para as serventias, antecipar mudanças e transformar as exigências da Reforma Tributária em processos estruturados pode ser determinante para reduzir retrabalho, evitar inconsistências e garantir maior segurança no cumprimento das obrigações fiscais ao longo da transição.

Sobre a Silvestrin

A Silvestrin é uma empresa especializada em contabilidade, consultoria e gestão financeira para serventias extrajudiciais, com atuação focada nas particularidades do setor notarial e registral. Com ampla experiência no atendimento a cartórios em todo o Brasil, a empresa apoia notários e registradores na organização contábil, no planejamento tributário e na adequação às constantes mudanças legais e regulatórias, contribuindo para a segurança jurídica, a eficiência operacional e a sustentabilidade econômica das serventias.

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